Välja affärssystem? Ta hjälp från experterna!

Att välja affärssystem är ett av de viktigaste besluten ett företag kan fatta. Rätt system kan effektivisera processer, öka lönsamheten och ge bättre kontroll över verksamheten, medan fel val av affärssystem kan bli både dyrt och tidskrävande. Ändå är det många företag som underskattar komplexiteten i att välja rätt affärssystem. 

Många företag undrar hur man väljer affärssystem som passar just deras behov. Det finns ingen universallösning, därför kan en köpguide för affärssystem vara till stor hjälp för att förstå vilka faktorer som är viktigast i valet. 

Här går vi igenom hur du steg för steg kan närma dig valet av affärssystem, med fokus på vilka frågor du bör ställa och vad du kan lära av moderna lösningar som Visma Net. 

Varför byta affärssystem? 

De flesta företag börjar inte leta nytt affärssystem för att det är roligt, utan för att de måste. 
Kanske växer verksamheten ur sitt nuvarande system, eller så har ni för många manuella processer och dubbla register. I takt med att digitaliseringen ökar ställs också högre krav på automation, mobilitet och integration med andra system. 

Oavsett anledning handlar det om att välja rätt affärssystem som kan växa med verksamheten och stödja framtida mål. 

Vanliga tecken på att det är dags att se sig om efter ett nytt affärssystem: 
• Ni lägger mycket tid på manuell hantering i Excel 
• Rapporter tar lång tid att ta fram 
• Systemet saknar stöd för integrationer eller molnlösningar 
• Ni har flera separata system som inte pratar med varandra 
• Uppgraderingar är krångliga och dyra 

Köpguide: Så väljer du affärssystem – steg för steg 

Den här köpguiden för affärssystem hjälper dig steg för steg genom hela processen, från behovsanalys till utvärdering av affärssystem och val av affärssystem som passar just din verksamhet. 

Att välja affärssystem handlar inte om att hitta den mest avancerade lösningen, utan den som passar just din verksamhet bäst. Här är en beprövad process att följa. 

1. Gör en behovsanalys

Börja med att kartlägga hur ni arbetar idag och vad som inte fungerar. 
Vilka processer vill ni effektivisera? Vilka funktioner saknas? 
Involvera både ekonomi, försäljning, inköp och lager – så fångar ni helhetsbilden. 

2. Sätt upp tydliga mål

Vad vill ni uppnå med ett nytt affärssystem? 
Det kan handla om att minska manuell administration, få bättre beslutsunderlag eller kunna växa utan att systemet blir en flaskhals. 

3. Undersök alternativen

Det finns många affärssystem på marknaden allt från enklare lösningar för småföretag till kompletta molnbaserade ERP-system för större verksamheter. 
Här gäller det att jämföra funktionalitet, driftform (moln eller lokalt), integrationsmöjligheter och kostnadsmodell. 

Visma Net är ett exempel på ett modernt, molnbaserat affärssystem som passar växande företag. Systemet är byggt för automatisering och har öppna API:er som gör det enkelt att integrera mot andra system – som e-handel, CRM och lön. 

När du börjar hitta affärssystem som verkar passa, är det klokt att jämföra flera alternativ. Ta gärna hjälp av experter för att säkerställa att du väljer ett system som stödjer både nuvarande och framtida behov. 

4. Utvärdera utifrån rätt kriterier

När ni hittat några kandidater är det dags att utvärdera. 
Titta inte bara på priset – utan även på: 
• Funktionalitet och användarvänlighet 
• Skalbarhet och flexibilitet 
• Möjlighet till integrationer 
• Support och uppgraderingsavtal 
• Leverantörens erfarenhet och referenser 

Be alltid om en demo och prata med företag som redan använder systemet. Det ger en realistisk bild av hur vardagen ser ut. 
En noggrann utvärdering av affärssystem gör det enklare att se vilket system som bäst matchar era krav, innan ni går vidare till att köpa affärssystem och påbörja implementationen. 

5. Planera implementationen noggrant

Att införa ett nytt affärssystem är ett förändringsprojekt, inte bara ett IT-projekt. 
Utse en intern projektledare, planera datamigrering i god tid och se till att alla användare får utbildning. Ett tydligt stöd från ledningen är avgörande för en lyckad övergång. 

Om du känner dig osäker kan du alltid ta hjälp att välja nytt affärssystem. En erfaren konsult kan vägleda dig genom hela processen, från kravställning till driftsättning. 

Fördelar med moderna molnbaserade affärssystem 

I dag väljer allt fler företag att gå över till molnbaserade affärssystem. 
Det innebär att du slipper egen drift, får tillgång till nya funktioner automatiskt och kan arbeta var du än befinner dig. 

Med en lösning som Visma Net får du: 
• Automatisering av flöden som leverantörsfakturahantering och rapportering 
• Tillgång i realtid till uppdaterad data oavsett var du är 
• Enhetligt system för hela organisationen (ekonomi, inköp, lager, projekt) 
• Löpande uppdateringar utan driftstopp 
• Säkerhet på hög nivå och efterlevnad av svenska och europeiska regelverk 

För många företag innebär det både tidsbesparingar och bättre kontroll, särskilt om verksamheten växer snabbt eller har flera bolag. 

Vanliga fallgropar att undvika 

Ett affärssystem ska stödja din verksamhet, inte tvärtom. 
Här är några klassiska misstag du kan undvika: 
• Att börja med systemet innan du vet vilka processer du vill förbättra 
• Att fokusera för mycket på pris och för lite på funktionalitet och användarvänlighet 
• Att underskatta utbildning och förändringsledning 
• Att inte ställa krav på integrationer, vilket ofta leder till dubbelarbete 
• Att välja för många anpassningar som blir svåra att underhålla 

10 frågor du bör ställa innan du väljer affärssystem och bestämmer dig 

1. Vilka affärsprocesser ska systemet stödja? 
2. Vilka funktioner är ”måste” och vilka är ”bra att ha”? 
3. Hur fungerar integration med våra nuvarande system? 
4. Är lösningen skalbar om vi växer? 
5. Hur ser kostnadsstrukturen ut (licens, drift, tillägg)? 
6. Vilken supportnivå och SLA erbjuder leverantören? 
7. Hur säkerställs dataskydd och regelefterlevnad (GDPR, bokföringslag)? 
8. Hur smidigt kan vi migrera historisk data? 
9. Hur lång är implementationstiden? 
10. Finns det referenser från liknande företag? 

Sammanfattning 

Att välja affärssystem kräver både tid och eftertanke, men med rätt förberedelser blir beslutet enklare. 
Kartlägg era behov, sätt tydliga mål, involvera rätt personer och utvärdera flera alternativ innan ni bestämmer er. 

Genom att följa en tydlig process för val av affärssystem minskar du risken för felbeslut och säkerställer att du verkligen väljer rätt affärssystem för din verksamhet. 

Ett modernt, molnbaserat affärssystem som Visma Net kan vara ett smart val för företag som vill växa, automatisera sina processer och få bättre överblick – utan att kompromissa med flexibilitet eller säkerhet. 

✅ Behöver du hjälp att välja affärssystem? 
Kontakta våra experter för rådgivning eller boka en demo av Visma Net – så hjälper vi dig att hitta den lösning som passar just din verksamhet.