Ahréns Åkeri: Maximerad effektivitet och hållbarhet genom Visma.net

Genom att övervinna interna hinder och dra nytta av kraftfulla digitala lösningar har ekonomichef Laura Bäcklund tillsammans med Amesto Solutions moderniserat och framtidssäkrat företagets ekonomihantering med hjälp av Visma.net ERP. 
Nu vill hon hjälpa fler företag att göra samma resa.

Det var rapportpaketet i Visma.net som först fångade Laura Bäcklunds uppmärksamhet. Som ekonomichef på det anrika familjeföretaget Ahréns Åkeri i Södertälje var hon alltför väl medveten om de dagliga utmaningar som följde med deras befintliga ekonomisystem. Otympliga uppdateringar och avsaknad av viktiga funktioner, såsom automatisering och smidig integration med andra externa system, hade länge hämmat arbetet på ekonomiavdelningen. Laura kände frustrationen växa i takt med den manuella arbetsbördan. 

– Jag är en tävlingsmänniska. Jag vill alltid bli bättre och snabbare, men våra rutiner stoppade upp flödet. Varje månad satt vi där med fysiska pappershögar och knackade siffror i Excel, minns Laura.

Inne på lagret samlades kartonger med arkiverade pappersfakturor. Eftersom systemet var platsbundet behövde allt arbete dessutom utföras på kontoret. Samtidigt var systemets säkerhet utsatt, eftersom systemuppdateringar bara skedde sporadiskt och innebar kostsamma nedstängningsperioder som krävde assistans från både intern och extern IT-support.

När en representant från Amesto Solutions 2017 introducerade Laura för det webbaserade affärssystemet Visma.net och dess automatiserade funktioner, såg hon snabbt systemets stora potential. Hon blev fast besluten att förändra och effektivisera företagets ekonomihantering.

– Jag gjorde en jämförelsekalkyl, men ärligt talat visste jag redan att jag ville ha Visma.net och Amesto Solutions. Vi hade tidigare samarbetat med deras välfungerande support i andra ärenden, så valet kändes självklart!

Det skulle däremot visa sig finnas en del motstånd internt, särskilt från tidigare kollegor som inte förstod nödvändigheten med att övergå till ett modernare system. De föredrog de trygga manuella rutinerna. Laura blev tvungen att avvakta en tid, men gav inte upp. Några år senare fick hon slutligen igenom sitt förslag, och implementeringen av Visma.net kunde inledas i januari 2021.

– Det var superspännande men såklart också lite läskigt. Det här var ju mitt initiativ, och det kändes som att företagets finansiella hälsa vilade på mina axlar. Samtidigt visste jag vilken enorm skillnad det skulle göra för oss att byta ekonomisystem.

Med stabilt stöd från Amestos verksamhetskonsulter Jessica Östmark, Daniel Jansson och tillsatta projektledare, fortsatte Laura att driva implementeringen framåt mitt under en pågående pandemi. Något som hon tyckte gick förvånansvärt smidigt, tack vare att hela processen skedde digitalt.

– Jag tänkte först “hur Fabian ska det här gå att göra på distans?” Men allt löste sig ypperligt! Även nu efteråt får vi snabbt lösningar och svar på alla frågor som kan dyka upp. Amestosupporten är världsbäst! Att inte geografiskt befinna sig på samma plats i en sådan här process, är verkligen inget hinder.

“Har ökat vår hållbarhet och livskvalitet!"

Med den molnbaserade lösningen i Visma.net har Laura och kollegorna fått en ny flexibilitet där de själva kan styra hur och varifrån de vill jobba. Automatisering av de ekonomiska processerna har möjliggjort tidigare rapportering och bokslut och avsevärt minskat risken för felaktiga bokföringstransaktioner, samtidigt som Laura och kollegorna fått en bättre översikt över hela verksamhetens ekonomi och en säkrare plattform att arbeta ifrån. Nu uppdateras systemet nämligen regelbundet, per automatik i Visma.net, utan behov av vare sig nedstängning eller IT-support.
 

– Hela vår arbetsprocess har effektiviserats på alla plan! Inga fakturor försvinner längre i pappershögar på skrivborden. Vi har fått superkoll på vårt dagliga arbete, men också skapat en mer hållbar arbetsmiljö internt. Det har faktiskt givit oss mer livskvalitet! säger Laura, som för första gången på länge, i somras kunnat unna sig fyra veckors välbehövlig semester.

Nu tar hon med lätthet fram månatliga automatiserade rapportpaket. Där är momsen redan uträknad och redo att skickas in till Skatteverket. 

– Med all den tid som frigjorts från manuellt arbete, har jag kunnat ägna mer tid åt verksamhetsutveckling och att stötta VD i fler viktiga frågor. Sådant hade jag definitivt inte hunnit på samma sätt, om jag suttit kvar i mina manuella momsrapporter, skrattar Laura.

Hur ser du på implementeringen, så här något år i efterhand?

– Det har varit så jäkla kul och lärorikt att jag faktiskt skulle vilja hjälpa andra bolag att implementera Visma.net nu. Det finns så mycket utvecklingsmöjligheter i systemet, och än har vi inte nått taket för fem öre. Det känns otroligt bra att veta att vad som än händer i framtiden, lämnar jag efter mig ett kanonbra affärssystem!