Sök webbplats:
För att förstå hur Rofa Design har gått från pappersbaserad bokföring och splittrade system till ett sammanhållet och effektivt arbetssätt, pratade vi med CFO och systemansvarig Linda Falk. I samtalet berättar hon om resan till Visma Net – ett systembyte som har förenklat vardagen, sparat tid och skapat stabila flöden mellan ekonomi, lager, logistik och e-handel.
CFO och systemansvarig
VD och designer
Rofa Design är ett e-handelsföretag inom presentbranschen med fokus på personliga gåvor som kombinerar kvalitet, omtanke och design. Företaget har cirka 50 medarbetare och är baserat i Sorunda utanför Stockholm – men verkar i hela Norden med försäljning i Sverige, Norge, Danmark och Finland.
När Linda Falk tog tag i affärssystemfrågan var bokföringen fortfarande 100% pappersbaserad i ett äldre serverbaserat system.
Varje leverantörsfaktura behövde knappas in manuellt och arkiveras i pärmar, vilket gjorde arbetet både tidskrävande och ineffektivt:
Upp till cirka 30 pärmar per år med underlag
Manuell registrering av fakturor
Svårt att göra analyser och uppföljningar, eftersom allt låg i fysiska pärmar
Med bytet till Visma Net ville Rofa Design digitalisera och effektivisera processerna. Målet var att komma bort från pärmarna – idag klarar man ett helt år med en enda pärm, och den löpande bokföringen tar cirka 15 minuter per dag.
Parallellt hade Rofa Design ett annat system för lagerhållning och logistik, med artikelsaldo och lagerfunktionalitet.
Själva systemet gav stöd, men samarbetet med den tidigare partnern fungerade inte bra, vilket bidrog starkt till att man började titta på en ny helhetslösning
“Vi hade ett annat system för lager och logistik innan, med en partner där samarbetet inte funkade så bra – det var en av anledningarna till att vi började titta på nytt.” förklarar Linda.
Rofa Design hade sedan tidigare erfarenhet av Vismas system, vilket gjorde att man redan kände trygghet i ekosystemet. Både redovisningsbyrå och revisor är vana vid Visma, vilket var en viktig del i beslutet:
“Att arbeta i ett system som alla parter är bekväma med skapar effektivitet och minskar risker, särskilt vid uppföljning och samarbete.”
Under utvärderingen fördes långtgående dialoger med två olika leverantörer av Visma‑lösningar. Till slut föll valet på Amesto Solutions och Visma Net, framförallt tack vare:
Linda lyfter särskilt fram Anna Blunck Boberg:
“Anna var den som fångade mig – lyhörd, engagerad och väldigt systemkunnig. Det märks om en säljare bara är säljare, eller om de faktiskt kan systemet och hör vad du säger.”
Själva implementeringen av Visma Net beskriver Linda som väl genomförd i det stora hela, särskilt med tanke på omfattningen av bytet:
“Ett systembyte av den här magnituden är stort – det kan bli hur mycket som helst. När jag reflekterar över det i efterhand så gick det jättebra.”
Det som fungerade bra var framförallt:
Samtidigt fanns det delar där både Rofa Design och Amesto såg förbättringspotential:
Linda menar att en ännu djupare genomlysning av interna processer hade kunnat förtydliga detta tidigare.
På lagersidan har Rofa Design idag:
Visma Net som ekonomisystem
Visma Net för hantering av lagersaldo, artiklar och underlag för inköp
Skanningslösningen BX Sofware för effektivare och digitaliserat arbete ute på lagret gällande inleveranser, förflyttningar och utleveranser.
Integration mot e‑handelsplattformen Wikinggruppen.
BX‑modulen används för lagerhantering och artikelsaldo, och tillsammans med övriga integrationer skapar det ett effektivt flöde mellan e‑handeln, lagret och ekonomin.
“Vi har integrationer mot vår e‑handelsplattform samt BX lagerhanteringsmodul, vilket gör att informationsflödena mellan systemen fungerar smidigt och effektivt.”
I intervjun beskriver Linda att det inte är jättemånga internt som jobbar direkt i Visma Net – de flesta märker lösningen genom att vardagen “bara flyter på” via integrationerna:
“Det är inte jättemånga här som har kontakt med själva Visma, utan det är systemintegrationer till andra ställen som gör att vardagen flyter på.”
Den största förbättringen ligger i den löpande bokföringen:
Från cirka 8 timmar per vecka till 1-2 timmar
Betydligt mindre manuellt arbete
Kraftigt minskad mängd utskrifter och pärmar
“Jag uppskattar att jag lade åtta timmar i veckan på bokföringen innan och nu lägger jag mellan en och två.”
Det är också mycket enklare att göra uppföljning och analys nu när all data finns samlad och sökbar i systemet – istället för att bläddra i pärmar och skriva av siffror för hand.
Systembytet togs emot positivt redan från början, och den positiva inställningen har hållit i sig. Medarbetarna är fortfarande nöjda med lösningen idag.
Från ~30 pärmar/år → 1 pärm/år
Linda lyfter fram ett tydligt huvudråd till andra företag som står inför ett systembyte:
“Mitt främsta tips är att tidigt identifiera de viktigaste och mest tidskrävande processerna i verksamheten och be leverantören tydligt visa hur just dessa kan hanteras i Visma Net. Det skapar rätt förväntningar och gör det enklare att säkerställa att systemet verkligen stödjer verksamhetens behov.”
Hon betonar också vikten av lyhördhet och engagemang från partnern – att de verkligen försöker förstå verksamheten, inte bara sälja in ett system.
Rofa Design skulle absolut rekommendera både Visma Net och Amesto Solutions till andra företag:
“Visma Net är ett välfungerande och tidsbesparande system, men det som verkligen särskiljer Amesto är deras support – snabb, tillgänglig och med ett genuint engagemang i våra frågor.”
CCO
