Få systemleverantören att tänka effektvinster - kravställ rätt.

De två vanligaste anledningarna till att företag byter affärssystem är att de sitter i ett föråldrat system som inte längre utvecklas eller att man använder ett affärssystem som passar mindre företag och att företaget nu har vuxit ur sin gamla lösning. 
För att vara säker på att det nya systemet stöttar de behov man har, arbetar många fram någon form av kravlista eller RFP underlag. I lite större upphandlingar är det ofta detta RFP underlag leverantörer använder för att komma med sina förslag/offerter. 
 

Det vanligaste misstaget vi ser när företag tittar på nya lösningar är att man har för stort fokus på hur man arbetar idag och att allt ska stöttas i den nya lösningen, plus lite extra funktionalitet som man saknat i sin gamla lösning. Detta gör att man riskerar att endast förbättra sig några procent när man bytt affärssystem. Vi tycker att man ska satsa på en större förbättring med effektvinster man kan räkna hem.  

Vad skulle en 50% förbättring kunna leda till? 

• Hantera dubbelt så många juridiska enheter med samma personalstyrka  

• Gå från 6 till 3 personer på ekonomiavdelningen
    
• Låta de anställda arbeta 50% av sin tid med analys och inte löpande administration
    
• Lagerpersonalen kan hantera dubbelt så många orders utan ökad arbetsbelastning
    
• En chef hinner med sitt rapport- och analysarbete inom vanlig arbetstid 

 
Hur kommer man då hit?   
Allt startar med kravlistan eller om ni går lite djupare med ert RFP-underlag. Genom åren ser vi många som stolpar upp krav på funktioner som är viktiga i ett affärssystem, exempelvis: 

• Hantera olika valutakurser och omräkning 

• Bankfil för betalningar till och från bank 
  

• Momsrapport för svensk momshantering 
  

• Inläsning av kundinbetalningar via fil 

• Hantering av periodiseringar 

Dessa delar klarar de flesta bra system av. Men frågan är hur mycket bättre dessa flöden kommer att bli för dig som kund när du byter system om dina krav är exakt samma som ni har i nuvarande lösning? 
En annan fråga som du behöver ställa dig är hur du ska kunna jämföra implementeringskostnaderna mellan två system? Om ett system som exempelvis Visma.net har som standard i lösningen att många av dessa flöden kan hanteras automatiskt, men andra system kräver konsultinsats för att få till samma automatisering.    

Vårt råd till dig som ska skriva en kravlista eller en mer utarbetad RFP är därför att efter samtal med olika leverantörer faktiskt få med det som kan förbättra er till 50% i kravlistan. Fråga leverantörerna vilka delar som deras lösning kan förbättra, förenkla och göra er som kund mer effektiva inom. Använd sedan detta i er kravspecifikation. 

Skriv i stället: 

• Valutakurser och omräkning ska hanteras automatiskt

• Betalningar från affärssystemet ska vid vårt godkännande med automatik läggas över i banken

• Återrapportering om betalning ska ske med automatik och automatiskt bokföras

• Momsrapport för svensk momshantering ska skapas upp i bakgrunden

• Inläsning av kundinbetalningar ska ske automtiskt och vid 100% matchning bokföras

• Periodiseringarna ska ske med automatik på de intervaller som vi önskar. Både fasta periodiseringsnycklar som exempelvis 3 månader framåt och utifrån de datumintervaller vi väljer.

Identifiera alla områden ni idag spenderar tid på och kravställ efter diskussion med potentiella leverantörer vilka möjligheter som finns till att förbättra, förenkla och automatisera dessa flöden. Få sedan med detta i kravspecifikationen.   
På detta sätt får ni implementeringsförslag från de olika leverantörerna som är jämförbara, ni får leverantörerna att tänka i förbättring och ni får en lösning där ni kan närma er en 50% förbättring snarare en 5% förbättring jämfört med ert gamla system.