<img height="1" width="1" src="" data consent-src="https://www.facebook.com/tr?id=1258639957491496&amp;ev=PageView &amp;noscript=1" data-category-consent="cookie_cat_marketing">

Sökwebbplats:

Close modal

KRAVSTÄLL RÄTT

Så skriver du en Request for Proposal.

En välplanerad RFP med tydliga krav och prioriteringar är en förutsättning för att du ska kunna välja det optimala affärssystemet för din verksamhet. Denna guide lär dig att effektivt kommunicera all viktig information till potentiella leverantörer och skapa en välformulerad Request for Proposal (RFP).

Skriv en förfrågan som garanterar rätt ERP-system.

Nu är det dags! Du och ditt team har redan identifierat hur ett modernt affärssystem kan hjälpa er att nå era mål. Ni har prioriterat era krav och är nu redo att kommunicera detta till potentiella leverantörer genom en Request for Proposal (RFP). Men hur går det till? I denna guide vägleder vi dig steg för steg genom processen att skapa ett effektivt RFP-dokument.

Först och främst, varför en RFP?

En Request for Proposal (RFP) är ett viktigt dokument för att ge information till potentiella leverantörer om dina behov och mål för ett nytt affärssystem. Den hjälper leverantörer att förstå ditt företags nuvarande situation och framtida utveckling. En RFP med tydliga krav och prioriteringar säkerställer helt enkelt att du får bästa möjliga affärssystem för din specifika verksamhet. 

Företagsbeskrivning

I din RFP bör du ge en tydlig bild av ditt företag, inklusive grundläggande information som adress, verksamhetsår, branschkoder och marknader. Lägg till information som är relevant för ditt affärssystemprojekt. Detta hjälper potentiella leverantörer att skapa ett anbud som fokuserar på era processer och förväntningar, snarare än bara systemfunktioner.

Dessutom, presentera dina nyckelpersoner och deras bakgrund, och beskriv företagskulturen. Förklara vad som skiljer din organisation från andra och vilka avdelningar som växer snabbt. Detta ger leverantörerna en djupare förståelse för ditt företag.

SKÄLEN TILL ATT SKAFFA ETT NYTT AFFÄRSSYSTEM

Det finns flera anledningar till att ditt företag kan behöva ett nytt affärssystem, kanske för att möta kundförväntningar eller effektivisera ekonomiska rutiner. Genom att tydligt förklara i din RFP varför du överväger en ny lösning, kan leverantörerna ge mer precisa förslag. Kom ihåg att detta inte bör bli en kravlista - skälen till att skaffa ett system skiljer sig från de faktiska systemkraven.

ÄLDRE SYSTEM

Inkludera information om ditt nuvarande affärssystem i din RFP, både dess styrkor och svagheter. Undvik att göra det nya systemet till en kopia av det gamla, men se till att viktiga aspekter bevaras. Även om era processer involverar pappersdokumentation och kalkylblad, är denna information viktig för att leverantören ska förstå företagets nuvarande situation.

HÅRDVARA OCH NÄTVERK

Beskriv din hårdvara och nätverksinformation, samt vilken typ av lösning du är intresserad av, för att hjälpa leverantörer att identifiera eventuella brister i ditt företag. 1) Installerad lösning, där ditt företag ansvarar för it-infrastrukturen och sköter drift, backup och uppdateringar. 2) Hostad lösning, där infrastruktur och drift outsourcas och serverleverantören ansvarar för din data. Eller 3) Molnlösning, där ditt affärssystem uppdateras automatiskt av affärssystemsleverantören och din data förvaras i molnet.

Affärskrav

Informera leverantörerna om vad du vill få ut av det nya affärssystemet. Använd diagram för att illustrera viktiga företagsprocesser – exempelvis inköp och lagerhållning, om du verkar inom detaljhandeln. Dessa flödesscheman ger potentiella leverantörer bakgrund för de systemkrav som följer sedan.

FORMAT OCH RELEVANT INFORMATION

Formatera detta avsnitt på ett sätt som uppmuntrar leverantören att svara på ett sätt som du är nöjd med. Kraven kan visas i löpande text, i tabellform eller en kombination av format, men oavsett vilket formateringsalternativ du väljer ska alltid följande information anges för varje krav: 

Rubrik: Ge kravet en rubrik som ger dig och din leverantör en referenspunkt inför fortsättningen. 

Skäl: Det kan vara kostnadsminskningar, kortare ledtider, konkurrensfördelar, automatisering, eliminering av kringlösningar med mera. 

Prioritet: De kan vara kvalitativa (beskrivning av betydelse) eller kvantitativa (prioritetsordning). 

 

Funktion: Funktionsområdet för den verksamhet som har kravet. Tidsram: Omedelbart, om sex månader, två år etc. – det ger leverantören mer utrymme om de inte kan uppfylla kravet just nu. 

Förväntningar: Ge om möjligt potentiella leverantörer ett mätbart mål. 

Integration: Beskriv i detalj alla krav för hur den här funktionen ska integreras med externa system (inkludera programvaruspecifikationer för äldre system). 

Anpassning: Behövs det här kravet från dag ett, färdigt att använda, eller kan långsiktig utveckling av en anpassad lösning godtas?

Leverantörsförväntningar

I din RFP, förväntas leverantörer inte bara svara på din kravlista, utan också tillhandahålla information om andra projektvariabler. Begär en detaljerad tidsplan, inklusive information om personal och tillgänglighet. Sätt en deadline för svar.

Be om minst tre relevanta kundreferenser. Fråga vilka som kommer att arbeta med ditt projekt, deras bakgrund och beräknad tidsåtgång för projektet. Begär dokumentation för en tydligare budget. Om du planerar att följa upp med en offertförfrågan (RFQ), bör du också bedöma leverantörens ekonomiska ställning.

Team samtalar på jobbet

Urvalskriterier

Att skapa ett RFP-dokument är viktigt, men det är nästan lika avgörande att ha en god och strukturerad utvärderingsprocess för leverantörens svar. Det hjälper dig att jämföra de olika leverantörerna på ett lika strukturerat sätt.

KRAV OCH PRIORITERINGAR

Utvärdera svaren baserat på identifierade krav och prioriteringar. Kan en leverantör inte uppfylla era primära krav? Sätt deras förslag åt sidan. Utvärdera sedan svaren på mindre prioriterade punkter, med fokus på funktionsstöd och implementeringskostnader.

SUPPORT OCH TJÄNSTER

De leverantörer du överväger bör visa att de kan erbjuda den support och de tjänster du behöver, oavsett om det är kontinuerlig hjälp under implementeringen eller bara i nödsituationer. Välj det svar som bäst uppfyller dina krav. Vissa leverantörer erbjuder även användar-communities för extra support.

 

Ladda ner hela detaljerade guiden och RFP-checklista

Fyll i dina uppgifter.