Hur får jag ledningen att vilja byta ERP-system?

Sitter du med många manuella processer och får lägga mycket av din tid på så kallat stansjobb?
Med en marknad som konstant utvecklas och där förändringar sker snabbt, krävs flexibilitet och tillgänglighet av din verksamhets företagslösningar. Många av de företag som kontaktar oss, saknar bra systemstöd och har många manuella processer som är tidskrävande. Efterfrågan ökar hela tiden på att enkelt kunna ta fram rapporter och underlag för att få en bra översikt av verksamheten. Sitter du på kvällar och helger och skapar rapportunderlag inför måndagen? Du är inte ensam, dagligen hjälper vi verksamheter att effektivisera organisationen för att slippa sitta på övertid för att exempelvis förbereda underlag inför ett möte.

Har du svårt att få gehör för nya lösningar och system? Här kommer lite hjälp på traven till hur du kan få till ett affärssystemsbyte för att underlätta inte bara ditt arbete, utan för att skapa värde för hela organisationen.

1. Identifiera tidskrävande flöden/arbetsuppgifter

Börja med att gå igenom de tidskrävande processer som du och dina kollegor har. Ta med denna lista när du träffar systemleverantörer. Ett modernt system ska hjälpa er med att automatisera och effektivisera många av de vanliga flödena. Här några exempel på flöden många av våra kunder har lagt mycket tid på innan de bytt till Visma.net:

-Kontoavstämning mot bank

-Avskrivningar och periodiseringar

-Fakturering av tid

-Fakturering av utlevererade orders

-Hantering av leverantörsfakturor, digitalt och med automatik runt flödet

-Avprickning av utbetalningar

-Återkoppling från bank gällande inbetalning och bokföring av dessa

-Leverantörsfakturor kopplade till inköp

-Tid och projektredovisning

-Skapande av momsrapport

-Skapande av rapportunderlag för analys och uppföljning

-Inköpsförslag

-Processer gällande lager och logistik (skanning, flera lager, hantering av restorders, hantering av direktleveranser, inventering etc)

2. Värdera tid i pengar

Hur mycket tid skulle ni kunna spara på de flöden ni identifierat i punkt 1?
Räkna om tid i pengar utifrån den lönekostnad ni har.

3. Beräkna ROI Return-of-investment

Utöver de tidsbesparingar ni räknar fram i pengar i punkt två. Sammanställ dagens kostnader för nuvarande lösning, glöm då inte bort kostnader för intern IT, eventuella uppgraderingar, kostnad för säkerhetsrisker eller för att tillse att det inte finns några säkerhetsrisker, licens och supportkostnader.

Moderna molnbaserade ERP-system, som Visma.net, prissätts med en licensavgift per månad. Denna ska du självfallet ha med i din sammanställning. I en molnbaserad lösning ingår drift, back-up, uppgraderingar, utveckling och underhåll i priset. Därför är det viktigt att dessa delar även finns med från den nuvarande lösningen. Det är här lätt att glömma den tid och pengar man lägger på att själv hantera eventuella problem som man ofta har kopplat till sitt system på egen server.

4. Boka nu möte med ledningen

Nu har du skapat ett bra underlag att presentera för ledningen, boka nu ett första möte och berätta om dina slutsatser.