Tema Digitalisering: Reseräkningar

Tema Digitalisering:

Reseräkningar

Tema Digitalisering:

Reseräkningar

7
jul

7. juli 2018

Digitalisera era

Reseräkningar

En blivande kollega frågade mig förra veckan: ”Hur gör du när du skriver bloggar, om du inte kan IT-system lika bra som en konsult?”. Jag tittade på honom med stora frågande ögon. Varpå jag svarade: ”Amestos kärna är digitalisering. Och digitaliseringen påverkar alla yrkesroller idag”.

Det är lätt att fastna i tanken på att moderna ERP-system är en fråga för ekonomichefen. Men låt oss hålla i mitt röda paraply och titta på hur möjligheterna till förenklade processer, när det kommer till reseräkningar, påverkar medarbetaren och avdelningscheferna.

Tänk er in i ett medelstort företag på 500 anställda. Där medarbetare reser runt 4 gånger per år i tjänsten. Det blir 4000 stycken kvitton som måste sparas per år. Ytterligare 1000 stycken om medarbetarna äter under resan. Glöm inte att även hålla hårt i kvittot – smiter det mellan fingrarna blir det inga pengar.

Sedan måste medarbetaren fylla i en reseräkning i ett halvmanuellt datorsystem. Skriva ut pappret. Häfta fast kvittot på pappret. Sedan ska det till chefen som måste attestera alla dessa papper. Det tar inte slut där. För sedan måste dem till lönekontoret – annars blir det inte heller några pengar.

Nu nickar du sannolikt igenkännande. För visst låter det bekant?

 

När saker är lite enklare

Om min blivande kollega istället hade frågat mig, ”Vad vet du om reseräkningar?”. Då hade jag kunnat svara, ”En hel del” med handen på hjärtat. Jag vet att min vardag hade förenklats avsevärt om det fanns en möjlighet för mig att fotografera kvittot och skicka in reseräkningen digitalt. Då behöver jag inte oroa mig över att ha koll på ett kvitto eller behöver ha tillgång till en skrivare för att skriva ut ett papper. 

Min chef får det även lättare med digital hantering. Han får en notifikation i sin mobil och kan godkänna min reseräkning genom ett knapptryck. Där knapptrycket skickar reseräkningen direkt till lönekontoret. Hela kedjan är 2 minuter lång. Och sker genom en app. 

Valet av ERP-system är därför inte något som enbart påverkar ekonomichefen och hans medarbetare. Det påverkar hela företaget. Genom att digitalisera processen för hantering av reseräkningar blir även företagets utgifter registrerade på rätt kvartal och under rätt bokföringsår. Något som annars inte är självklart, när människor stadigt utökar högen av kvitton på skrivbordet i väntan på ”ett senare tillfälle”.

Jag är inte IT-konsult men, vi alla kan njuta av att digitaliseringen är här. Och att den finns i våra egna moln.

 

Låt Amesto Solutions utvärdera vad just din verksamhet behöver. Som specialister på IT-system sitter vi på svaren på era frågor. Och kan finna lösningen på elefanten i din utläggs-hantering.

#askmore 

 

 

Hanna Fredholm

Marketing manager på Amesto Solutions

MEJLA MIG

 Hanna Fredholm har arbetat med marknadsföring och webbutveckling sedan 2010. Hon har tidigare arbetat som digital specialist på en reklambyrå och jobbar nu som marknadsansvarig på Amesto Solutions. 

Amesto är Nordens största Visma-partner och har lokal leveranskapacitet i alla nordiska länder. Amesto levererar i dag Visma.net, Visma Business, Visma Global, SuperOffice, DPOrganizer och Sympa.