Tema Digitalisering: Projektstyrning

Tema digitalisering

Projektstyrning

Tema digitalisering

Projektstyrning

8
jun

Tema digitalisering: Projektstyrning

Det är en konst att leda ett projekt i den manuella världen där alla komponenter är digitala. Elefanten i rummet blir tydlig – men vilka konsekvenser ger det på verksamheten?

Jag köpte ett rött paraply när jag var på Amesto Solutions kontor i Göteborg förra veckan. När nederbörden syntes till i staden. Det är stort, stadigt och lyser starkt rött genom det mörka regnet. Det är inte för inte som paraplyer ofta får stå för symboliken av ledarroller i verksamheter. Som projektledare är det vårt jobb att hålla i det röda paraplyet.

När jag studerade projektledning på universitetet fick vi lära oss att dela in våra projekt i fem processer för att behålla kontrollen över våra projekt:

  1. Förankra en projektprocess 
    Ha ett tydligt mål, tillvägagångssätt, metod och en bra uppföljningsplan för projektet.
  2. Ha rätt verktyg som kan användas av alla
    Rätt projekthanteringssystem hjälper alla i projektet att ha koll på de olika delarna processen.
  3. Håll intressenter informerade
    Regelbundna kontakter med berörda ledare inom det egna företaget och hos kund. För att de ska veta var man befinner sig i processen och informera om eventuella risker.
  4. Förbered eventuella motgångar
    En riskkalkyl för varje del i projektet. Om en medarbetare blir sjuk eller om material inte levereras i tid.
  5. Involvera samtliga
    Man måste se hela sitt team, både som individer och som grupp. Alla måste känna sig delaktiga och vara medvetna om projektets process.

Vi uppmanades till att se alla individer i vår projektgrupp – läsa av deras humör och behov -, alltid ha en riskkalkyl över eventuella motgångar och aldrig tappa den omtalade bollen. Projektet kommer inte att uppnå målsättningen utan ledaren som kan hålla i det röda paraplyet. Kontrollen skulle komma genom projekthanteringssystemet.

 

Vart tog systemet vägen?

I verkligheten jobbar dock många företag utan ett ordentligt IT-system för sin projektprocess. Istället förväntas projektledaren att hantera saker som budget, planering och leverans med manuella eller gammalmodiga programvaror. Elefanten i rummet blir tydlig, men ingen gör något åt saken.

Oavsett vilken bransch du jobbar inom som projektledare så ser det övergripande paraplyet detsamma ut: Du behöver ett fungerande digitalt verktyg för att behålla kontrollen, då alla delar av ditt projekt innehåller digitala komponenter idag. Den manuella post-it väggen fungerar som idébubbla men går inte att kontrollera med dagens digitala flöden. I slutändan står både medarbetarna och leverantörerna och stampar i ovissheten av var i projektet de är och vad som förväntas av dem. Medan projektledaren jobbar mer än vad som förväntas bara för att paraplyet inte ska vändas ut och in i stormen. Projektet blir försenat. Och äter pengar ur företaget.

Värre blir det om projektledaren förväntas leda flera parallella projekt samtidigt. Under min tid som projektledare på en reklambyrå kunde jag förväntas driva upp emot 7 mindre eller större projekt under samma tidsperiod. Varje projekt hade sina egna medarbetare, sin egen budget, sin egen kund och med helt olika krav på slutprodukt. Givetvis fanns det rutiner och mallar som höll allt samman. Men utan paraplyet i form av ett projekthanteringssystem hade situationen blivit ohållbar.

Den moderna projektledaren

Genom att använda rätt projektverktyg får företag bättre kontroll och styrning i projektets alla olika faser. Men det räcker inte bara med att ha rätt verktyg, dem måste även användas av samtliga berörda. De företag som presterar bäst i undersökningar om projektstyrning är just dem som är flitigast att använda dessa projektstyrningsverktyg.

Håll hårt i paraplyet. Även när det blåser. För nu måste elefanten bort!

Tänk om vi som projektledare faktiskt hade redskapen vi behöver? Tänkt på all tid vi skulle spara! Tid som vi kan spendera på att ge våra medarbetare positiv feedback eller knyta starkare relationer med våra leverantörer. Samtidigt som vi kan känna oss helt trygga i vetskapen om att alla komponenter är på plats och där riskanalyserna är väl utförda. Samt hur vi kan leverera hela projektet i tid med ett leende på våra läppar.  

 

Låt Amesto Solutions utvärdera vad just din verksamhet behöver. Som specialister på IT-system sitter vi på svaret på era frågor. Och kan finna lösningen på elefanten i din projekthantering.

#askmore 

 

 

Hanna Fredholm

Marketing manager på Amesto Solutions

MEJLA MIG

 Hanna Fredholm har arbetat med marknadsföring och webbutveckling sedan 2010. Hon har tidigare arbetat som digital specialist på en reklambyrå och jobbar nu som marknadsansvarig på Amesto Solutions. 

Amesto är Nordens största Visma-partner och har lokal leveranskapacitet i alla nordiska länder. Amesto levererar i dag Visma.net, Visma Business, Visma Global, SuperOffice, DPOrganizer och Sympa.