Fakturering med Elefant eller Gepard

Använder ni elefant- eller gepard-metoden?

Fakturering

Använder ni elefant- eller gepard-metoden?

Fakturering

23
maj

Johan Sundell

Fakturering med Elefant eller Gepard

Geparden är världens snabbaste djur på land och uppnår hastigheter på omkring 100 km/h. Den får symbolisera en effektiv och automatiserad faktureringshantering. Faktureringen är som andningen. Den är helt nödvändig för företagen men processen i sig tillför inte något värde och är inget man ska behöva tänka på. Kunden som mottar fakturorna ska uppfatta att fakturorna är tillförlitliga, smidiga att hantera i sitt system och att de ser bra ut.

Många företag har tyvärr fortfarande en elefant i rummet, som innebär manuella och tunga faktureringsrutiner som är riktiga tidstjuvar. Vad är skillnaden på om en elefant eller en gepard sköter faktureringen?

Det märks inte utåt men faktureringsprocessen påverkar direkt företagets lönsamhet. Den påverkar kostnader för att skicka fakturan, den dagliga administrativa tiden för hanteringen och hur snabbt du får betalt från dina kunder. Indirekt påverkar faktureringen trivsel och företagets attraktionskraft hos de anställda.

Fakturering med elefant vs. gepard

I början av 2000-talet arbetade jag på olika ekonomiavdelningar och fakturerade som en elefant. Det var standard att varje dag skriva ut alla fakturor på skrivaren, kuvertera, adressera och köra igenom var och en av kuverten genom frankeringsmaskinen. I något fall sparades till och med papperskopior på fakturorna i en pärm. Pappersåtgången var enorm liksom tiden som lades ner på hanteringen.

Rutinen skulle göras innan posten kördes i väg en bestämd tid varje dag och alla andra uppgifter fick läggas åt sidan. Ibland behövdes Excelövningar vid sidan om för att hantera faktureringen, vilket kunde leda till sena kvällar och utebliven träning.

Idag kan faktureringen bli ett rent nöje om geparden får hantera den! Med elektronisk fakturering kan man schemalägga att systemet själv varje dag skickar fakturorna. För varje gång en faktura skickas, kontrolleras av systemet om fakturan automatiskt ska gå som e-faktura, PDF på e-post eller som brev till kunden. Den anställda behöver endast agera om det finns avvikelser i någon form, som exempelvis att någon uppgift i kundregistret behöver uppdateras. Den sparade tiden kan i stället läggas på roligare och mer kvalitativa arbetsuppgifter.

Offentlig sektor kommer från 2019 kräva e-faktura från sina leverantörer. Detta kommer att driva på e-fakturaanvändningen i Sverige.

Avtalsfakturering

Hur ser de fakturor som du får idag ut? Själv märker jag tydligt att de flesta företag under senare år ställt om sina affärsmodeller till prenumerationsekonomin. Musiktjänster, prenumerationer, gymkort, matkassar, el och hyror faktureras inte längre årsvis. Det ligger ofta i bakgrunden något slags avtal och sedan kommer fakturor månadsvis tills avtalet löper ut eller att jag säger upp avtalet. Ibland ingår depositioner och många gånger är priset för exempelvis el baserat på hur mycket jag faktiskt förbrukar. I vissa fall skulle förbrukningen av surf upp till 5 GB kunna ha ett pris och sedan uppstår ett annat pris.

Som kund tänker jag inte så mycket på detta men hos många företag är det en elefant som hanterar denna fakturering! Tänk att ha hundratals kunder enligt affärsmodellen och manuellt hålla koll på när varje kunds avtal går ut och hur mycket som varje kund ska betala utifrån sin faktiska förbrukning.

Geparden hanterar detta med systemstöd som innehåller flexibel avtalsfakturering.

Låt oss prata om det!

Hur konstigt det än låter så är det många företag som har en elefant i rummet utan att kanske ens tänka på det. Man följer de rutiner som man alltid har haft.

Hjälp finns att få ett samtal eller mail bort! Diskutera med en expert på området som också kan se på processerna objektivt med nya ögon utifrån och komma med lösningsförslag. Amesto Solutions är Nordens största Visma-partner och har erfarenheten och verktygslådan för att hjälpa dig vidare till nästa nivå, oavsett vilken process det gäller.

 

 


Johan Sundell

Johan Sundell

Business Area Manager (Visma.net)

Johan Sundell har 10 års erfarenhet av ERP och affärssystem, har jobbat hos Nordens största ERP-leverantör Visma Software och jobbar nu som Verksamhetskonsult hos Amesto Solutions AB.